Contabilitate in partida simpla

Intocmirea listelor de intretinere

Intocmirea listelor de intretinere ( Listele de plata) constituie una din activitatile principale in administrarea imobilelor. Din cauza numarului mare de variabile si de personalizari aceasta sarcina poate deveni complexa si poate necesita un volum mare de munca.

Conform legii privind înfiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari, toti proprietarii au obligatia sa plateasca lunar, conform listei de plata a cheltuielilor asociatiei de proprietari, în avans sau pe baza facturilor emise de furnizori, cota de contributie ce le revine la cheltuielile asociatiei de proprietari, inclusiv cele aferente fondurilor din asociatia de proprietari.

O lista a cotelor de intretinere trebuie sa contina toate informatiile/valorile, care insumate rezulta totalul de plata pe luna aferenta.

Lista de intretinere este formata din urmatoarele categorii:

  • baza de calcul, care la randul ei este formata din: numar apartament, numar persoane, cota parte, suprafata utila.
  • valorile care stau la baza totalului de plata. Aceste valori sunt repartizate in functie de categorie : cheltuieli/index contoare individuale, respectiv MC apa calda si apa rece; cheltuieli pe numar de persoane, salubritate, gaze naturale, energie electrica; cheltuieli pentru incalzire apartament; subventie incalzire; cheltuieli pe cota parte unde intra valorile pentru ascensor, cheltuieli administrative, salarii, prestari servicii,contract de administrare,indemnizatii, buget de stat,reparatii asociatie,apa rece/calda parti comune, apa meteorica, taxa calcul repartitoare; fond reparatii; penalizari procentuale; corectii impartire.
  • total luna unde se regaseste suma totala de plata.
  • restante, unde se consemneaza eventualele restante la cote intretinere, penalizari, restante la fonduri.
  • total general plata.

In lista de intretinere la rubrica apa rece/calda se consemneaza valoareafacturii,consumul,diferente cantitate apa. La sfarsit lista de intretinere trebuie sa contina semnatura administratorului,a presedintelui si a cenzorului care vizeaza pentru conformitate.

Afisarea listelor de intretinere si achitarea cotelor de intretinere de catre proprietari - conform Legii 196/2018

Cotele de contributie la cheltuielile asociatiei de proprietari, calculate pentru fiecare proprietar din
condominiu, vor fi achitate de acestia, dupa caz, în termen de maxim 30 de zile de la data afisarii
listei de plata, data care trebuie sa fie inscrisa in lista de plata respectiva. In vederea respectarii termenelor legale de plata a facturilor catre furnizorii de utilitati, administratorii au obligatia de a afisa lista de plata in termen de maximum 5 zile de la data primirii ultimei facturi expediate prin intermediul canalelor electronice, posta - certificata prin inscrisul de pe stampila postei, sau de la data confirmarii de primire, in cazul transmiterii facturii prin curier/delegat.

Totodata, asociatia de proprietari poate calcula si percepe penalizari de întarziere pentru suma neachitata, in conditiile stabilite si aprobate de adunarea generala a membrilor asociatiei de proprietari, in limitele stabilite de art. 77 alin. (1) din Legea nr. 196/2018.

Sumele rezultate din aplicarea penalitatilor de intarziere vor face obiectul fondului de penalitati al asociatiei de proprietari si se vor utiliza numai pentru plata penalizarilor impuse asociatiei de proprietari de catre terti si pentru cheltuieli de imbunatatire a confortului.

Cronologia intocmirii listelor de plata:

1. Facturile de la furnizorii de utilitati pentru asociatiile de proprietari, corespunzatoare consumurilor/prestarilor de servicii din luna care a trecut, sunt transmise asociatiilor prin intermediul canalelor electronice, postasau prin predare directa (curier).
2. In termen de maximum 5 zile de la data primirii ultimei facturiadministratorul asociatiei face repartitia cheltuielilor si intocmeste lista de plata.
3. Dupa intocmirea listelor de plata administratorul le prezinta cenzorului/comisiei de cenzori, care le verifica si daca sunt conforme, le semneaza si le prezinta presedintelui asociatiei de proprietari pentru a le verifica si semna. Acesta le semneaza, le stampileaza si le inmaneaza administratorului pentru a le afisa.
4. Administratorul afiseaza lista de plata pentru luna trecuta.
5. O data cu afisarea listei, locatarii isi pot plati cotelede intretinere ce le revin.
6. Termenele de plata sunt cele fixate prin actele legale in vigoare.
7. Dupa expirarea termenelor legale de plata asociatiile impun majorari de intarziere egale cu cele utilizate pentru neplata obligatiilor fata de bugetul de stat; valoarea penalitatilor nu va depasi cuantumul debitului si se constituie venit al prestatorului.
8. Asociatiile de proprietari sunt obligate sa foloseasca listele de plata si sunt obligate sa completeze toate rubricile din lista conform statului asociatiei.

Listele de plata se intocmesc obligatoriu in 2 exemplare, din care: un exemplar se afiseaza la fiecare scara si al doilea exemplar se indosariaza la asociatia de proprietari.

Listele de plata obligatoriu trebuie sa fie semnate si stampilate de administrator, censor si presedintele asociatiei de proprietari.

De asemenea, in listele de plata administratorii trebuie sa treaca obligatoriu si persoanele juridice care isi au sediul sau isi desfasoara activitatea in blocurile din cadrul asociatiei de proprietari, cu cota parte ce le revine din cheltuielile comune. Aceasta fiind baza legala de impunere la plata sau de recuperare a debitelor si penalitatilor in cazul in care acestia refuza sa plateasca lunar.

Intocmirea registrelor Intocmirea registrului jurnal, registrelor pentru evidenta fondurilor (rulment, reparatii, speciale – imbunatatire confort s.a., penalizari etc) precum si oricaror alte documente specifice conform legislatiei in vigoare

Documentele ce trebuiesc intocmite in cazul contabilitatii in partida simpla conform Reglementarilor contabile din Ordinul nr. 3103/2017 privind aprobarea reglementarilor contabile pentru persoanele juridice fara scop patrimonial sunt urmatoarele:

  • Registrul jurnal
  • Registrul fondului de rulment
  • Registrul fondului de reparatii
  • Registrul pentru evidenta sumelor speciale
  • Registrul pentru evidenta fondului de penalizari
  • Lista de plata a cotelor de contributie la cheltuielile asociatiei de proprietari

 

Registrul - jurnal

Serveste ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologica si sistematica a modificarii elementelor de activ si de pasiv ale unitatii.
Se întocmeste de catre persoanele juridice fara scop patrimonial care organizeaza si conduc contabilitatea în partida simpla, într-un exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si înregistrat în evidenta unitatii.
Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completarii lor.
Se întocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin înregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor în care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii.
În cazul în care unitatea foloseste jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecaruia se poate trece în registrul-jurnal.
În conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, fiecare operatiune economico-financiara se va înregistra în mod cronologic, dupa data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate. În aceasta situatie, Registrul-jurnal se editeaza lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor. Registrul-jurnal va fi snuruit, parafat si înregistrat în evidenta unitatii în luna urmatoare celei în care numarul de file editate este 100, sau anual, daca numarul filelor editate este sub 100, pentru un exercitiu financiar, cu respectarea prevederilor cap. 2, lit. C, pct. 3 din prezentele reglementari.
În coloana 1 se înscrie numarul curent al operatiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activitatii, pâna la 31 decembrie, sau încetarea activitatii.
În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se face înregistrarea.
În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanta, registrul de casa, extrasul de cont la banca etc.), precum si numarul si data acestuia.
În coloana 4 se trece felul operatiunii, dându-se explicatiile în legatura cu operatiunea respectiva si elemente de identificare a acesteia.
În coloana 5 se trec sumele totale din documentul respectiv.
În Registrul-jurnal se trec toate operatiunile economice privind modificarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii, indiferent daca acestea au loc în numerar sau prin conturile deschise la banci, netinându-se seama daca a avut loc plata sau încasarea acestora.
Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, împreuna cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Registrul fondului de rulment

Serveste ca document pentru evidenta fondului de rulment al asociatiei de proprietari constituit din contributiile proprietarilor conform criteriilor si conditiilor stabilite de adunarea generala a proprietarilor membri ai asociatiei de proprietari.
Se întocmeste într-un exemplar de catre administratorul asociatiei de proprietari, prin alocarea, pentru fiecare proprietar, a uneia sau mai multor pagini necesare completarii pentru un an de zile.
Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.
Se arhiveaza la administratia asociatiei de proprietari.

Registrul fondului de reparatii

Serveste ca document pentru evidenta fondului de reparatii al asociatiei de proprietari constituit din contributiile proprietarilor conform cotelor-parti indivize.
Se întocmeste într-un exemplar de catre administratorul asociatiei de proprietari, prin alocarea, pentru fiecare proprietar, a uneia sau mai multor pagini necesare completarii pentru un an de zile.
Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.
Se arhiveaza la administratia asociatiei de proprietari.

Registrul pentru evidenta sumelor speciale

Serveste ca document pentru evidenta sumelor speciale ale asociatiei de proprietari constituite din sumele rezultate din activitati economice (închirieri spatii comune, amplasare de reclame publicitare pe fatada, montaj antene pe terasa, utilizarea spatiilor comune de catre furnizorii de servicii TV, internet etc.).
Se întocmeste într-un exemplar de catre administratorul asociatiei de proprietari, prin alocarea, pentru fiecare proprietar, a uneia sau mai multor pagini necesare completarii pentru un an de zile.
Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.
Se arhiveaza la administratia asociatiei de proprietari.

Registrul pentru evidenta fondului de penalizari

Serveste ca document pentru evidenta fondului de penalizari al asociatiei de proprietari constituit din penalizarile aplicate proprietarilor restantieri conform sistemului propriu al asociatiei de proprietari.
Se întocmeste într-un exemplar de catre administratorul asociatiei de proprietari, prin alocarea, pentru fiecare proprietar, a uneia sau mai multor pagini necesare completarii pentru un an de zile.
Nu circula, fiind document de înregistrare contabila.
Se arhiveaza la administratia asociatiei de proprietari.

Lista de plata a cotelor de contributie la cheltuielile asociatiei de proprietari

Serveste pentru determinarea cheltuielilor comune din fiecare luna si repartizarea lor pe proprietarii din asociatie în vederea încasarii si reîntregirii fondurilor asociatiei de proprietari.
Se întocmeste în doua exemplare de catre administratorul asociatiei de proprietari.
Circula prin afisare la avizier (exemplarul 1), la administratia asociatiei de proprietari (exemplarul 2) si se arhiveaza la administratia asociatiei de proprietari (exemplarul 2).

Colectare facturi si plati catre furnizori

Asociatia de proprietari poate intermedia servicii între furnizori si proprietarii consumatori, în special cu privire la serviciile publice de utilitati, pe baza unor contracte de prestari de servicii sau de furnizare cu caracter individual. Pentru contractele de furnizare cu caracter individual, drepturile si obligatiile cu privire la serviciul furnizat apartin, pe de o parte, furnizorului si de cealalta parte, proprietarului.

Pentru recuperarea debitelor cu privire la serviciile publice de utilitati, furnizorul serviciului va actiona împotriva (asociatiei de proprietari sau a proprietarilor restantieri in cazul contractelor de furnizare cu caracter individual).

Serviciul de intermediere din partea asociatiei de proprietari consta în: repartizarea facturilor catre proprietari prin lista de plata lunara, încasarea si plata sumelor reprezentând contravaloarea consumului facturat, înstiintarea furnizorului cu privire la debitori.

Intocmirea statelor de plata, depunerea declaratiilor aferente personalului remunerat

Statele de plata se intocmesc de catre administrator sau contabil, se repartizeaza pe lista de plata si detaliaza veniturile obtinute de catre angajatii asociatiei si taxele aferente acestora.

Comitetul executiv adopta decizii asupra cuantumului salariilor, al indemnizatiilor si al eventualelor premieri care se acorda personalului incadrat cu contract individual de munca, precum si asupra valorii si a modalitatilor de contractare, in cazul in care administrarea cladirii este asigurata de persoane juridice, in limita bugetului de venituri si cheltuieli adoptat de adunarea generala a proprietarilor.

În conformitate cu Legea nr. 196/2018, salariile se repartizeaza proportional cu cota parte indiviza de proprietate.

Declararea si plata impozitelor si contributiilor aferente veniturilor din salarii Asociatiile de proprietari, în calitate de platitori de venituri din salarii si venituri asimilate salariilor, care au avut un numar mediu de pâna la 3 salariati exclusiv, precum si venituri de pâna la 100.000 euro (în cazul asociatiilor platitoare de impozit pe profit), sunt obligate sa depuna trimestrial, pâna la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare trimestrului, formularul 112 “Declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate”, în care declara impozitul pe veniturile din salarii, contributiile sociale obligatorii calculate si retinute, precum si evidenta nominala a persoanelor asigurate.

Depunerea declaratiilor fiscale

In cazul asociatiilor de proprietari, constituite potrivit legii nr. 196/2018 privind înfiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari, cu modificarile si completarile ulterioare, codul de identificare fiscala va fi codul de înregistrare fiscala atribuit de organul fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala.

In vederea atribuirii codului de înregistrare fiscala si eliberarii certificatului de înregistrare fiscala, asociatiile de proprietari au obligatia sa depuna la organul fiscal competent formularul 010 „Declaratie de înregistrare fiscala/Declaratie de mentiuni/Declaratie de radiere pentru persoane juridice, asocieri si alte entitati fara personalitate juridica (OPANAF nr. 3698/2015 pentru aprobarea formularelor de înregistrare fiscala a contribuabililor si a tipurilor de obligatii fiscale care formeaza vectorul fiscal - MONITORUL OFICIAL NR. 979 din 30 decembrie 2015)".

Declaratia de înregistrare fiscala se depune în termen de 30 de zile de la data înfiintarii asociatiei, potrivit legii.

Modificarile ulterioare ale datelor din declaratia de înregistrare fiscala trebuie aduse la cunostinta organului fiscal competent din subordinea Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, în termen de 15 de zile de la data producerii acestora, prin depunerea declaratiei de mentiuni, completând acelasi formular 010, dar bifând casuta corespunzatoare mentiunilor.

Declaratia informativa privind impozitul retinut la sursa si câstigurile/pierderile realizate, pe beneficiari de venit – formularul 205 Platitorii veniturilor cu regim de retinere la sursa a impozitului au obligatia sa completeze si sa depuna, pâna în ultima zi a lunii februarie a anului curent pentru anul expirat, declaratia privind calcularea si retinerea impozitului pentru fiecare beneficiar de venit – formularul 20510 .

Asociatia poate obtine venituri din activitati economice sunt considerate venituri neimpozabile pentru asociatiile de proprietari constituiteca persoane juridice si asociatiile de locatari recunoscute ca asociatii de proprietari, veniturile obtinute si utilizate, în anul curent sau în anii urmatori, pentru îmbunatatirea utilitatilor si a eficientei cladirii, pentru întretinerea si repararea proprietatii comune, potrivit legii. De exemplu, sumele reprezentând venituri din închirierea spatiilor detinute de asociatiile de proprietari, sunt exceptate de la plata impozitului pe profit, daca aceste sume sunt utilizate pentru îmbunatatirea utilitatilor si a eficientei caldurii, pentru întretinerea si repararea proprietatii comune, si în anii urmatori anului în care acestea au fost înregistrate. Daca aceste venituri nu sunt utilizate în scopurile aratate mai sus, atunci asociatiei îi revin urmatoarele obligatii: - sa calculeze impozitul pe profitul realizat, conform evidentelor, in cota de 16% si sa-l vireze la bugetul de stat; - sa depuna, pana la data de 25 februarie inclusiv a anului urmator, formularul 101 „Declaratie privind impozitul pe profit”.

Obtinerea si procesarea extraselor de cont

Asociatia de proprietari poate deschide unul sau mai multe conturi la oricare unitate bancara, in conditiile legii .

Extrasul de cont reprezinta înregistrarea tuturor tranzactiilor procesate de banca în contul Asociatiei de la precedentul extras. Arata exact ce s-a întîmplat în contul Asociatiei si ii permite sa verifice daca banca a înregistrat corect tranzactiile.

Extrasul de cont îti arata când si pentru ce suma:
– s-a emis un cec
– s-a retras bani de la bancomat
– s-a platit facturi prin ordin de plata sau direct debit etc.

Extrasul de cont contine si platile facute în contul Asociatiei. Aceste plati pot fi salariul, diverse beneficii, depuneri în numerar sau prin cec etc.

TOP 0751 077727 / 0724 290515